Tana Paser – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kabupaten Paser menggelar sosialisasi Peraturan Bupati (Perbup) Nomor tahun 2023 tentang instrument pengelolaan arsip dinamis di hotel Bumi Paser, Senin (4/11).

Sosialisasi ini diikuti pengelola arsip dari seluruh organisasi perangkat daerah dengan narasumber Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim.

Kepala Diskarpus Kabupaten Paser, Yusuf Sumako, mengatakan Perbup yang disosialisasikan ini berfungsi sebagai pedoman dalam pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah.

Menurut dia, Perbup dibuat sebagai pedoman bagi perangkat daerah dalam penyelenggaraan administrasi persuratan baik penyelenggaraan administrasi persuratan secara konvensional maupun digiatal administrasi melalui aplikasi Sistem Informasi Kerasipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).

“Perbup ini sebagai pedoman di unit kerja lingkup Pemkab Paser untuk menciptakan keseragaman dalam pengelolaan arsip,” kata Sumako.

Ia mengatakan Perbup ini dibuat untuk mewujudkan sistem pengelolaan arsip dinamis secara terintegrasi sejak penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan hingga penyusutan arsip.

“Dengan pengelolaan arsip terintegrasi, akan terwujudnya layanan arsip secara cepat, tepat, dana aman,” ujar Sumako.

Arsipasris Ahli Madya Bidang Pengelolaan Arsip apda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim, Narasumber Dewi Susanti, mengatakan, arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

“Pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip,” kata Dewi.

Untuk membuat keseragaman dalam sistem arsip, kata Dewi. dibuat  penggunaan kode klasifikasi, penentuan hak akses dan keamanan serta penentuan masa simpan arsip dalam keseluruhan proses pengelolaan arsip dinamis.

Ia menerangkan, diperlukan klasifikasi arsip untuk membuat pola pengaturan arsip secara berjenjang mulai dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori.

Selain itu ada juga kode klasifikasi yang digunakan berupa simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip.

“Ada juga tahapan pemberkasan yaitu penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memilik hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah.” Papar Dewi.

Arsip yang sudah lama, lanjut Dewi, diperlukan kegiatan penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan asip inaktif dari unti pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

“Kita sebut Jadwal retensi arsip (JRA), yaitu daftar yang berisi sekurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arisp, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip,” terang Dewi.

Melalui Perbup ini, Dewi berharap tercipta arsip yang tersusun baik sehingga bisa yang mengarah pada penyatuan informasi yang bersifat integratif, sistemik, dan simultan.

Pewarta: Hutja, Editor: Ropi’i

SUMBER : https://mediacenter.paserkab.go.id/berita/pemerintahan/diskarpus-paser-sosialisasi-perbup-pengelolaan-arsip-dinamis/